Anhänge bei E‑Mails führen im Allgemeinen zu einer hohen Spamanfälligkeit, insbesondere dann wenn ein Newsletter über die Serienmail-Funktion versendet wird. In gewissen Fällen wird der Zugriff auf die Anhänge in einem Newsletter sogar komplett unterdrückt oder in die Quarantäne verschoben.
Auch das allzeit bewährte PDF-Dokument gilt nicht mehr als wirklich sicher! Die grösste Gefahr aber lauert in erster Linie bei den älteren Office-Formaten wie beispielsweise .doc (Word) oder .xls (Excel). Diese Formate werden nach wie vor immer noch für die Verbreitung von schädlicher Software eingesetzt und sollten daher niemals als Anhang in einem Massenversand verschickt werden.
Als Absender von einem Newsletter ist damit zu rechnen, dass der Dateianhang bei der Zielperson zuerst in der Quarantäne des Providers verbleibt, sodass der Zugriff vom Empfänger vorerst gar nicht möglich ist. Ergebnis: Sie konnten zwar ihre Empfänger per Mail erreichen, den eigentlichen Inhalt jedoch nicht abliefern. In der Regel gibt es zwar die Möglichkeit, dass bei bekannten Absendern der Anhang aus der Quarantäne geholt werden kann. Dies erfordert jedoch in den meisten Fällen, zumindest bei angeschriebenen Unternehmen, einen Antrag bei der zuständigen IT Abteilung. Die Chance, dass dies gemacht wird ist jedoch verschwindend klein. Verzichten sie daher grundsätzlich auf den Massenversand mit entsprechenden Anhängen.
Die Lösung: Dateianhänge in der Cloud
Selbstverständlich gibt es dennoch eine Lösung, wie Anhänge in einem Newsletter den Empfängern trotzdem zur Verfügung gestellt werden kann. Alles was sie tun müssen, ist die entsprechenden Dateien in einer Cloud zu speichern und im E‑Mail darauf zu verlinken. Doch vorsicht: Auch verlinkte Dateien sind nicht hundertprozentig sicher, aber der Empfänger kann vor dem Öffnen aufgrund der URL erkennen, wo die Datei hinterlegt ist.
In unserem Beispiel würde die URL wie folgt aussehen:
http://www.salesmag.ch/download/file.pdf
Der direkte Bezug zu unserer Topleveldomain “www.salesmag.ch” lässt darauf schliessen, dass es sich hier nicht um Spam handelt. Diese Vorgehensweise ist zwar mit etwas Mehrarbeit verbunden, hat aber insgesamt fast ausschliesslich nur Vorteile.
Vorteile von verlinkten Dateien bei einem E‑Mail-Newsletter
- Die verlinkten Dateien in einem E‑Mail-Newsletter landen weniger im Spamordner und somit erreichen sie eine deutlich höhere Anzahl der Adressaten
- Probleme mit Virenfilter können grösstenteils ausgeschlossen werden
- Der Versand einer E‑Mail ist schneller und fehlerhafte Dateien können auch nach dem Versand noch innerhalb der Cloud angepasst oder ausgetauscht werden
- Mittels Zugriffs-Tracking kann nachvollzogen werden, wie viele Personen, den Link angeklickt und das File heruntergeladen haben
Die perfekte Verlinkung
Schaffen Sie Transpraenz: Die Download-Links sollten nicht nur den Inhalt von der Datei, sondern auch das jeweilige File-Format anzeigen. Durch diese Transparenz schaffen sie Vertrauen.
Leistungsfähigkeit prüfen
Überprüfen Sie vor dem Versand mit ihrer IT Abteilung, die Leistungsfähigkeiten ihres Servers in der Cloud. Je nach Empfängermenge und Grösse der Dateien, benötigen sie eine höhere Leistung. Dies ist auch aus Sicht Empfänger wichtig, denn wer möchte schon gerne einen verlinkten Anhang öffnen, scheitert dabei aber an der Serverperformance des Versenders!
