Pra­xis­tipp: News­let­ter mit Datei­an­hän­gen ver­sen­den

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Anhän­ge bei E-Mails füh­ren im All­ge­mei­nen zu einer hohen Spa­man­fäl­lig­keit, ins­be­son­de­re dann wenn ein News­let­ter über die Seri­en­mail-Funk­ti­on ver­sen­det wird. In gewis­sen Fäl­len wird der Zugriff auf die Anhän­ge in einem News­let­ter sogar kom­plett unter­drückt oder in die Qua­ran­tä­ne ver­scho­ben.

Auch das all­zeit bewähr­te PDF-Doku­ment gilt nicht mehr als wirk­lich sicher! Die gröss­te Gefahr aber lau­ert in ers­ter Linie bei den älte­ren Office-For­ma­ten wie bei­spiels­wei­se .doc (Word) oder .xls (Excel). Die­se For­ma­te wer­den nach wie vor immer noch für die Ver­brei­tung von schäd­li­cher Soft­ware ein­ge­setzt und soll­ten daher nie­mals als Anhang in einem Mas­sen­ver­sand ver­schickt wer­den.

Als Absen­der von einem News­let­ter ist damit zu rech­nen, dass der Datei­an­hang bei der Ziel­per­son zuerst in der Qua­ran­tä­ne des Pro­vi­ders ver­bleibt, sodass der Zugriff vom Emp­fän­ger vor­erst gar nicht mög­lich ist. Ergeb­nis: Sie konn­ten zwar ihre Emp­fän­ger per Mail errei­chen, den eigent­li­chen Inhalt jedoch nicht ablie­fern. In der Regel gibt es zwar die Mög­lich­keit, dass bei bekann­ten Absen­dern der Anhang aus der Qua­ran­tä­ne geholt wer­den kann. Dies erfor­dert jedoch in den meis­ten Fäl­len, zumin­dest bei ange­schrie­be­nen Unter­neh­men, einen Antrag bei der zustän­di­gen IT Abtei­lung. Die Chan­ce, dass dies gemacht wird ist jedoch ver­schwin­dend klein. Ver­zich­ten sie daher grund­sätz­lich auf den Mas­sen­ver­sand mit ent­spre­chen­den Anhän­gen.

Die Lösung: Datei­an­hän­ge in der Cloud

Selbst­ver­ständ­lich gibt es den­noch eine Lösung, wie Anhän­ge in einem News­let­ter den Emp­fän­gern trotz­dem zur Ver­fü­gung gestellt wer­den kann. Alles was sie tun müs­sen, ist die ent­spre­chen­den Datei­en in einer Cloud zu spei­chern und im E-Mail dar­auf zu ver­lin­ken. Doch vor­sicht: Auch ver­link­te Datei­en sind nicht hun­dert­pro­zen­tig sicher, aber der Emp­fän­ger kann vor dem Öff­nen auf­grund der URL erken­nen, wo die Datei hin­ter­legt ist.

In unse­rem Bei­spiel wür­de die URL wie folgt aus­se­hen:

http://www.salesmag.ch/download/file.pdf

Der direk­te Bezug zu unse­rer Top­le­vel­do­main “www.salesmag.ch” lässt dar­auf schlies­sen, dass es sich hier nicht um Spam han­delt. Die­se Vor­ge­hens­wei­se ist zwar mit etwas Mehr­ar­beit ver­bun­den, hat aber ins­ge­samt fast aus­schliess­lich nur Vor­tei­le.

Vor­tei­le von ver­link­ten Datei­en bei einem E-Mail-News­let­ter

  • Die ver­link­ten Datei­en in einem E-Mail-News­let­ter lan­den weni­ger im Spam­ord­ner und somit errei­chen sie eine deut­lich höhe­re Anzahl der Adres­sa­ten
  • Pro­ble­me mit Viren­fil­ter kön­nen gröss­ten­teils aus­ge­schlos­sen wer­den
  • Der Ver­sand einer E-Mail ist schnel­ler und feh­ler­haf­te Datei­en kön­nen auch nach dem Ver­sand noch inner­halb der Cloud ange­passt oder aus­ge­tauscht wer­den
  • Mit­tels Zugriffs-Tracking kann nach­voll­zo­gen wer­den, wie vie­le Per­so­nen, den Link ange­klickt und das File her­un­ter­ge­la­den haben

Die per­fek­te Ver­lin­kung

Schaf­fen Sie Tran­spra­enz: Die Down­load-Links soll­ten nicht nur den Inhalt von der Datei, son­dern auch das jewei­li­ge File-For­mat anzei­gen. Durch die­se Trans­pa­renz schaf­fen sie Ver­trau­en.

Leis­tungs­fä­hig­keit prü­fen

Über­prü­fen Sie vor dem Ver­sand mit ihrer IT Abtei­lung, die Leis­tungs­fä­hig­kei­ten ihres Ser­vers in der Cloud. Je nach Emp­fän­ger­men­ge und Grös­se der Datei­en, benö­ti­gen sie eine höhe­re Leis­tung. Dies ist auch aus Sicht Emp­fän­ger wich­tig, denn wer möch­te schon ger­ne einen ver­link­ten Anhang öff­nen, schei­tert dabei aber an der Ser­ver­per­for­mance des Ver­sen­ders!

Bit­te war­ten…
Adrian

Über den Autor:

Adrian arbeitet als CRM Senior Specialist im Bereich Customer-Relationship-Management.

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